Die QR(Quick Response)-Rechnung löst ab Januar 2019 die heute eingesetzten orangen und roten Einzahlungsscheine ab. Die neue Lösung ermöglicht es, im Rechnungsverkehr die Herausforderungen durch Digitalisierung und Regulierung effizient zu bewältigen. Alle sind betroffen. Lesen Sie, wie die einschneidende Umstellung bewältig werden soll.
Unternehmen müssen bis Mitte 2018 die Umstellung im Griff haben
Der Schweizer Zahlungsverkehr wird auf der Grundlage des weltweit anerkannten Standards ISO 20022 harmonisiert. Der gesamte Zahlungsprozess wird digitalisiert und somit für alle Marktteilnehmer deutlich effizienter und wirtschaftlicher. Die Schweizer Finanzinstitute schliessen ihre Umstellung bis Ende 2017 ab, Firmenkunden bis spätestens Mitte 2018. Nach Abschluss der Umstellung können Rechnungssteller ab Januar 2019 erste QR-Rechnungen verschicken, die die regulatorischen Anforderungen im Zusammenhang mit der revidierten Geldwäschereiverordnung vollumfänglich erfüllen.
QR-Code mit Schweizerkreuz
Die neue QR-Rechnung enthält den QR-Code mit einem Schweizer Kreuz als Erkennungsmerkmal. Der QR-Code enthält alle für die Zahlung notwendigen Informationen in digitaler Form und bildet zusammen mit den aufgedruckten Informationen den Zahlteil der QR-Rechnung im Format A6. Dieser Zahlteil mit QR-Code ersetzt die heutigen Einzahlungsscheine.
Die Neuerungen für Rechnungssteller
Die wesentlichen Neuerungen für Rechnungssteller sind:
- Die QR-Rechnung kann mit handelsüblichen Druckern selbst erstellt werden, da der Zahlteil nur noch schwarzweiss ist.
- Die QR-Rechnung kann zusätzliche Informationen wie beispielsweise die Unternehmensidentifikation oder eine Rechnungsnummer an den Rechnungsempfänger enthalten, die eine automatische Abstimmung mit der Buchhaltung ermöglichen.
- Der QR-Code selbst kann beispielsweise für Spenden auf Plakaten oder Flyern angebracht und für heute schon bestehende oder zukünftige alternative Verfahren genutzt werden: Bereits im Gespräch sind die E-Rechnung und TWINT.
Die Neuerungen für Rechnungsempfänger
Die wesentlichen Neuerungen für Rechnungsempfänger sind:
- Der Zahlteil der QR-Rechnung ist schwarz-weiss statt farbig, was für einen besseren Kontrast sorgt und dadurch die Lesbarkeit auch für Personen mit eingeschränktem Sehvermögen verbessert.
- Mit nur einem Klick können sämtliche Zahlungsinformationen beispielsweise per Smartphone oder Lesegerät erfasst und an die Bank gesendet werden. Die manuelle Erfassung oder nachträgliche Ergänzung von Daten entfällt.
- Alle für die Zahlung notwendigen Informationen sind sowohl im QR-Code enthalten als auch auf dem Zahlteil aufgedruckt und damit ohne technische Hilfsmittel lesbar.
- Die QR-Rechnung steht auch für alternative Verfahren wie beispielsweise TWINT oder die E-Rechnung, falls der Rechnungssteller dies anbietet.
Mit oder ohne Betrag
Wie bei den heutigen Einzahlungsscheinen kann die QR-Rechnung mit oder ohne Betrag ausgestellt, von Hand im E-Banking eingegeben, per Papier an das Finanzinstitut gesendet oder am Postschalter für die Einzahlung verwendet werden.
Die Einführung im Zeitablauf
Die QR-Rechnung kann erst eingeführt werden, wenn die Rechnungssteller ihre Systeme bis Mitte 2018 schweizweit auf den Standard ISO 20022 umgestellt haben. Vor diesem Hintergrund sind die Hersteller von Buchhaltungssoftware oder Enterprise-Resource-Planning(ERP)-Systemen aufgefordert, ihren Kunden möglichst bis Ende 2017 entsprechende Lösungen anzubieten.
Während einer möglichst kurzen Übergangszeit können neben den QR-Rechnungen auch die heutigen Einzahlungsscheine verwendet werden. Damit haben Rechnungssteller die Möglichkeit, die Umstellung zu einem für sie passenden Zeitpunkt vorzunehmen. Da die Rechnungssteller ab Januar 2019 erste QR-Rechnungen verschicken können, müssen alle Marktteilnehmer ab diesem Zeitpunkt technisch in der Lage sein, QR-Rechnungen zur Zahlung und Verarbeitung zu nutzen.
Weitere Informationen findet man auf https://www.paymentstandards.ch/de/home/splash.html